Blog

Automatisering is niet moeilijk

Automatiseren gaat niet om die i5 computer met 16Gb Ram en 500GB disk, Android tablet of Apple telefoon. Het gaat om iets veel belangrijkers, Je hebt namelijk een bedrijf en dat moet soepel draaien.

Automatisering is hierbij essentieel en niet weg te denken, maar niets meer dan een productiemiddel zoals je auto, draaibank of bureaustoel. Je moet zorgen dat je de juiste oplossing voor je probleem of uitdaging vindt.

Brieven wegbrengen met een DAF 95 is niet praktisch, net zo min als een bankstel achter je bureau neerzetten. Daarbij is de techniek pas het sluitstuk van de oplossing, en dan ook veel makkelijker te bepalen.

Basisbehoeften

Er zijn een aantal basis behoeften die elk bedrijf nodig heeft om te kunnen overleven

• Marketing / Verkoop
  • Klant en prospect bestanden
  • Mailingen
  • Offertes
• Backoffice
  • Administratie
  • Uren verantwoording
  • Bestanden / Archief
• Bereikbaarheid
  • Telefoon
  • E-mail
  • Website
  • Internet

Afhankelijk van het soort werk dat je doet komen hier nog specifieke zaken bij als Project administraties of productie planningen etc.

Door nu een beetje afstand te nemen en eerst naar je bedrijf te kijken komt vanzelf je behoefte boven drijven.

Hierbij kun je jezelf de volgende 5 vragen stellen.

• Wat doe ik, waar verdien ik mijn geld mee?
  • Kennis, kunde, product
• Hoe doe ik dit nu?
  • Uren, Product of dienst (fysiek of digitaal)
• Wat kan ik hier aan verbeteren, kan dit beter, slimmer, goedkoper of gemakkelijker?
  • Te veel tijd kwijt aan administratie
  • Verliezen we uren doordat we met losse briefjes werken
  • Heb ik klantgegevens verspreid over verschillende bestanden.
• Waar wil ik heen, wat zijn mijn doelen?
  • Korte en lange termijn
• Wat is daar nog voor nodig?
  • Personeel, Machines
  • Meer klanten
  • Delegeren

Een heel goed hulpmiddel om dit in kaart te brengen is het Business Model Canvas van Ostenwalder.

Het Business Model Canvas en bovenstaande vragen geven je meer inzicht in wat je doet en waar de verbeter punten zitten. Met name waar dingen efficiënter of effectiever kunnen. Waar kun je meer omzet halen.

Dit hoeft trouwens helemaal niet te zitten in een stuk automatisering! Als jij meer declarabel kunt zijn door je administratie uit te besteden is dat ook prima. En dan heb je nog altijd de keuze of je de schoenendoos bij het administratiekantoor inlevert, of alles in scant en upload naar een online boekhouder.

Ik zal in de komende blogs een aantal keuzes en systemen toelichten met hun specifieke voor en nadelen. Denk hierbij aan werken in de “Cloud” of in huis, Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik mobiel blijf, wat kan een CRM Systeem, is het slim om online te boekhouden, zijn mijn gegevens online wel veilig. Maar ook hoe kan ik slim een evenementen administratie opzetten of welk mail systeem moet ik kiezen. Maar dit heeft pas zin, als je weet wat je wil.

Tot de volgende keer.

Share